1. Verantwortlich für Ihre Daten
Wir sind verantwortlich für den Umgang mit Ihren Daten, die wir nach Ihren Wünschen und nach den Vorgaben der deutschen und EU-Datenschutzgesetze verarbeiten. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur verarbeitet, sofern eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder Sie zuvor eingewilligt haben. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art.4 Nr.1 DSGVO).
Wir, das sind die hagebau Handelsgesellschaft für Baustoffe mbH & Co. KG, Celler Str. 47, 29614 Soltau und unsere Dienstleister, die Ihre Daten in unserem Auftrag für die unten angegebenen Zwecke verarbeiten (nachfolgend „hagebau“, „wir“ oder „uns“). Zu unseren Dienstleistern gehören z.B. IT-Dienstleister bzw. Rechenzentren.
Sie erreichen uns neben der oben genannten Postanschrift auch per E-Mail unter datenschutz@hagebau.com.
2. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen und den Schutz Ihrer Rechte und die Einhaltung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen Deutschlands und der EU zu gewährleisten.
Die ergriffenen Maßnahmen sollen die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten auf Dauer sicherstellen und bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherstellen.
Hierzu gehört auch eine Verschlüsselung Ihrer Daten. Alle Informationen, die Sie online eingeben, werden verschlüsselt und erst dann übermittelt. Dadurch können diese Informationen zu keinem Zeitpunkt von unbefugten Dritten eingesehen werden.
Unsere Datenverarbeitung und unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
Unsere Mitarbeiter sind selbstverständlich schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet (Datengeheimnis).
3. Pflichtangaben / Pflichtfelder
Wenn bei der Erhebung bestimmte Datenfelder als Pflichtfelder bezeichnet bzw. Angaben als Pflichtangaben gekennzeichnet sind, ist die Bereitstellung dieser entweder gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, oder wir benötigen diese für den Vertragsabschluss, die gewünschte Dienstleistung oder den angegebenen Zweck. Die Angabe der Daten liegt selbstverständlich auch bei den Pflichtfeldern/Pflichtangaben in Ihrem Ermessen. Eine Nichtangabe kann zur Folge haben, dass der Vertrag von uns nicht erfüllt bzw. die gewünschte Dienstleistung nicht erbracht oder der angegebene Zweck nicht erreicht werden kann.
4. Allgemeine Datenverarbeitungen
Wir verarbeiten Ihre erforderlichen Registrierungsdaten sowie Ihre im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Portals mitgeteilten weiteren Daten für die Zwecke Ihres Zugriffs, der Prüfung Ihrer Berechtigungen und der Ausführung der gewünschten Funktionen (Art.6 Abs.1 b DSGVO). Für die Nutzung der meisten Funktionen des Portals müssen Sie sich zunächst registrieren. Über Ihre Registrierung werden die bei der Registrierung bezeichneten Administratoren aus Ihrem Unternehmen informiert und um Freigabe Ihrer Registrierung bzw. Angabe Ihrer Berechtigungen gebeten (Art.6 Abs.1 b DSGVO).
Ebenso können diese informiert werden, wenn dies im Rahmen der Einrichtung oder dem Betrieb Ihres Zugangs für technische oder administrative Zwecke erforderlich ist. Damit soll Ihnen ein möglichst guter Service angeboten werden. (Art.6 Abs.1 b, f DSGVO).
Ihre Daten aus Ihrer Registrierung speichern wir, bis Sie Ihr Online-Konto wieder aufheben, soweit keine anderen Aufbewahrungszwecke entgegenstehen (s. sogleich).
Hinsichtlich der einzelnen Portal-Funktionen können wir weiterhin folgendes festhalten:
4.1. Kontaktanfragen
Ihre personenbezogenen Daten aus Anfragen (z.B. Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Gesellschaft) verarbeiten wir zur Bearbeitung der entsprechenden Angelegenheit (Art.6 Abs.1 b DSGVO). Die Mitteilung von als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten ist dabei erforderlich, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können, die freiwillige Angabe weiterer Daten erleichtert die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Soweit Sie für Ihre Anfrage einen bestimmten Ansprechpartner bzw. eine bestimmte Fachabteilung auswählen, gelangt Ihre Anfrage zur Bearbeitung entsprechend an diese bzw. wird ggfs. entsprechend an diese übermittelt. Der Ansprechpartner bzw. die Fachabteilung kann auch zur hagebau IT GmbH gehören.
Ihre Daten aus Anfragen speichern wir nach Beantwortung der Anfrage für sechs Monate für den Fall weiterer Nachfragen, falls es sich nicht um Handels- oder Geschäftsbriefe handelt, diese speichern wir für mindestens sechs Jahre (§§ 257 HGB, 147 AO, Art.6 Abs.1 c DSGVO).
4.2. Mitarbeiterverzeichnis
Mit Ihrer Einwilligung werden Ihre personenbezogenen Daten aus Ihrem Portal-Profil (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Abteilung, Telefonnummer, Foto) im Mitarbeiterverzeichnis im Portal veröffentlicht (Art. 6 Abs.1 a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, dann werden sie nicht mehr im Mitarbeiterverzeichnis im Portal veröffentlicht. Ihre Daten werden außerdem aus dem Mitarbeiterverzeichnis gelöscht, wenn Sie als Mitarbeiter ausscheiden.
4.3. Diskussions-/Foren-/Redaktionsbeiträge
Ihre personenbezogenen Angaben bei Diskussions-/Foren- und Redaktionsbeiträgen verarbeiten wir, um diese im Portal zu veröffentlichen bzw. eine Kommunikation mit anderen Nutzern zu ermöglichen (Art. 6 Abs.1 b DSGVO). Mit Ihren Beiträgen werden Ihr Name und Ihre Gesellschaft bzw. Abteilung verpflichtend bekannt gegeben, um Ihnen die Beiträge zuordnen zu können.
Ihre Beiträge bleiben auch nach Löschung bzw. Sperrung Ihres Portal-Zugangs für andere Nutzer abrufbar.
4.4. Bestellungen bzw. sonstige vertragsbezogene Anfragen im Portal
Ihre personenbezogenen Daten aus Bestellungen bzw. sonstigen vertragsbezogenen Anfragen im Portal verarbeiten wir für die Bearbeitung Ihrer Bestellungen bzw. Ihrer sonstigen vertragsbezogenen Anfragen, zur Lieferung der Waren bzw. Dienstleistungen und zur Zahlungsabwicklung (Art.6 Abs.1 b DSGVO). Soweit in unserem Portal-Shop bei dritten Unternehmen (Lieferant) Waren oder Dienstleistungen bestellt bzw. sonstige vertragsbezogene Anfragen gestellt werden, übermitteln wir Ihre Daten zur Bearbeitung der Bestellung bzw. der sonstigen vertragsbezogenen Anfrage, zur Lieferung der Waren bzw. Dienstleitung und zur Zahlungsabwicklung auch an diese, im Einzelfall beim jeweiligen Produkt bzw. bei der jeweiligen Anfrage bezeichneten Unternehmen (Art.6 Abs.1 b DSGVO).
Soweit Daten als Pflichtangaben gekennzeichnet sind, sind sie für die Bearbeitung der Bestellung bzw. sonstigen vertragsbezogenen Anfrage, zur Lieferung der Ware bzw. Dienstleistung oder zur Zahlungsabwicklung erforderlich.
Ihre für die Bestellung bzw. sonstige vertragsbezogene Anfragen relevanten Daten und die dazu gehörigen Dokumente (z.B. Handelsbriefe, Rechnungen) speichern wir gemäß der gesetzlichen Anforderungen nach Abschluss des Vertrages nach den gesetzlichen Vorschriften für mindestens sechs Jahre bzw. zehn Jahre (§§ 257 HGB, 147 AO, Art.6 Abs.1 c DSGVO).
4.5. Nutzung des externen Veranstaltungsportals bzw. externer Shops
Mit Ihren Einwilligungen können Sie das im Portal verlinkte Veranstaltungsportal oder einen der verlinkten, externen Shops nutzen. Ihre Einwilligung benötigen wir, um Ihre hierzu jeweils erforderlichen Nutzerdaten (Portal-ID, Name, E-Mail-Adresse, ggfs. Gesellschafter-Nummer und hagebau-Standort-Nummer, im Falle der Nutzung des Veranstaltungsportals auch Angaben zur Firma, nämlich Firmenname, Adresse und Geschäftsbereich) an den jeweiligen Betreiber übermitteln zu können (Art.6 Abs.1 a DSGVO). Übermittelte Daten werden vom Betreiber nur zur Bereitstellung und Nutzung der Funktionen in seinem passwortgeschützten Bereich, insbesondere der Abwicklung Ihrer Bestellungen verarbeitet. Ihre Teilnahme an einer Veranstaltung (inkl. Anreise- und Abreisetag, Hotel, Firma, ggfs. Gesellschafter-Nummer) wird anderen Portal-Nutzern mit Ihrer gesonderten Einwilligung im Veranstaltungsportal angezeigt.
Betreiber des Veranstaltungsportals ist die event it AG (Pelikanplatz 7-9, 30177 Hannover), Betreiber der Shops die MARX IT Service GmbH (Am Güterbahnhof 6-7, 38690 Goslar) und die microCAT IT-Service GmbH (Bunsenstr. 3, 82152 Martinsried).
Ihre Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Bei Widerruf der Einwilligung in die Anzeige von Veranstaltungen, wird Ihre Teilnahme an Veranstaltungen zukünftig anderen Portal-Nutzern nicht mehr angezeigt. Bei Widerruf der anderen Einwilligungen ist die Nutzung des Veranstaltungsportals bzw. des externen Shops über das hagebau-Portal nicht mehr möglich.
4.6. Informationen per E-Mail
Mit Ihrer jeweiligen Einwilligung erhalten Sie im Rahmen Ihrer vertraglichen Beziehung mit hagebau und der Nutzung des hagebau-Portals per E-Mail unsere unterschiedlichen Newsletter (prohibis-Newsletter, Admin-Newsletter, Redakteurs-Newsletter, KBA-Newsletter, Chefbrief-Newsletter, IT Newsletter, hagebau one Newsletter, hagebau-Infomail) (Art.6 Abs.1 a DSGVO). Ihre Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Weitere wichtige vertragsbezogene Informationen erhalten Sie auch ohne Einwilligung (Art.6 Abs.1 b DSGVO). Wir sprechen Sie in unseren E-Mails persönlich mit Anrede und Namen an.
Beim Versand von Newslettern bzw. E-Mail-Informationen können wir zur Erkennung und Behebung von Fehlern nachvollziehen, ob und wann ein Newsletter bzw. eine E-Mail-Information erfolgreich zugestellt wurde (Art.6 Abs.1 f DSGVO).
Zur Einholung Ihrer Einwilligungen verwenden wir das sog. Double-Opt-in-Verfahren, um zu vermeiden, dass unsere Newsletter an E-Mail-Adressen von Personen versandt werden, die diese nicht angefordert haben (Art.7 Abs.1, Art. 6 Abs.1 c DSGVO). Hierbei wird neben Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und dem Einwilligungs- bzw. E-Mailtext insbesondere auch Ihre IP-Adresse erfasst und zu Dokumentationszwecken mit Datum gespeichert.
Ihre für Zwecke der Newsletter bzw. E-Mail-Information erhobenen Daten speichern wir nur solange der Werbe- bzw. Informationszweck besteht und rechtmäßig erreichbar ist, insbesondere nur bis uns ein Widerruf Ihrer Einwilligung oder Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Werbezwecke erreicht (5.). Soweit es sich bei Newslettern bzw. E-Mail-Informationen um Handels- oder Geschäftsbriefe handelt, speichern wir diese für mindestens sechs Jahre.
4.7. Verlängerte Speicherfristen
Die angegebenen Speicherfristen können sich entsprechend verlängern, wenn im Einzelfall, insbesondere wenn die Daten für verschiedene Zwecke verarbeitet werden, eine längere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfrist oder -möglichkeit besteht.
5. Cookies
Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die mittels Ihres Webbrowsers oder anderen Programmen auf Ihr Endgerät (z.B. PC, Smartphone) übermittelt werden. Diese werden lokal auf der Festplatte Ihres Computers abgelegt und für einen späteren Abruf bereitgehalten.
5.1. Einsatz von Cookies
Wir setzen technisch notwendige sowie Statistik-Cookies ein, um die gewünschten Funktionen zu ermöglichen und sicherzustellen (Art.6 Abs.1 g DSGVO).
5.2 Ablehnung von Cookies / Widerspruch gegen Cookie-Einsatz
Die generelle Ablehnung von Cookies bzw. den Widerspruch gegen den Einsatz von Cookies können Sie allgemein über die Einstellungen Ihres Webbrowsers erklären. Sie können Ihren Webbrowser so einstellen, dass er Sie beim Setzen von Cookies benachrichtigt oder Cookies generell ablehnt. Wenn Sie Cookies mithilfe Ihres Browsers vollständig deaktivieren, dann werden aber verschiedene Funktionen auf unserer Website für Sie nicht mehr nutzbar sein.
6. Widerruf von Einwilligungen / Widerspruch gegen Werbung
Sie haben das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen.
Wenn Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung Ihrer Daten für Werbezwecke widersprechen möchten, genügt jederzeit eine kurze Nachricht an uns per E-Mail an datenschutz@hagebau.com oder per Post an hagebau Handelsgesellschaft für Baustoffe mbH & Co. KG, Abteilung Datenschutz, Celler Str. 47, 29614 Soltau. Ihre Daten werden dann nicht mehr für entsprechende Zwecke verarbeitet. Im Portal erteilte Einwilligungen können Sie auch über Ihre Portal-Profileinstellungen jederzeit widerrufen.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerspruch bzw. Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt dadurch unberührt.
7. Ihre Datenschutzrechte
Wenn Sie Fragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, erteilen wir Ihnen selbstverständlich gerne Auskunft über die Sie betreffenden Daten (Art.15 DSGVO).
Außerdem haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO), Löschung (Art.17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art.18 DSGVO), Widerspruch (Art.21 DSGVO) und ab dem 25.05.2018 das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20).
Bitte wenden Sie sich in all diesen Fällen an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben 1.) unter den dort genannten Kommunikationsadressen.
Schließlich haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutz- Aufsichtsbehörde (Art.77 DSGVO, § 19 BDSG).
8. Änderungen
Von Zeit zu Zeit ist es erforderlich, den Inhalt der vorliegenden Hinweise zum Datenschutz für zukünftig erhobene Daten anzupassen. Wir behalten uns daher vor, diese jederzeit zu ändern. Wir werden die geänderte Version der Datenschutzhinweise ebenfalls an dieser Stelle veröffentlichen. Wenn Sie uns wieder besuchen, sollten Sie sich daher die Datenschutzhinweise erneut durchlesen.
Stand: November 2023